Wo die Unterschiede wirklich liegen
Jeder Handwerksbetrieb tickt anders. Genau deshalb passt nicht jede Software gleich gut zu Ihrem Betrieb. Entscheidend ist nicht nur, ob ein Anwendungsbereich vorhanden ist, sondern ob sie Ihnen im Alltag wirklich weiterhilft. Denn was auf dem Papier ähnlich aussieht, kann in der Praxis ganz unterschiedlich viel leisten.
Gerade im Vergleich wird das schnell deutlich: Zwei Programme decken zwar denselben Anwendungsbereich ab, bieten aber oft nicht denselben Umfang. Mal ist nur die Grundfunktion dabei, mal steckt deutlich mehr dahinter. Deshalb lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Denn am Ende brauchen Sie eine Software, die Ihren Betrieb spürbar entlastet, statt zusätzliche Baustellen zu schaffen.
Viele Anwendungsbereiche sehen ähnlich aus, aber oft sind sie ganz unterschiedlich tief ausgebaut. Es lohnt sich also, die Software direkt miteinander zu vergleichen.
So finden Sie die passende Handwerkersoftware
Damit Sie bei der großen Auswahl den Überblick behalten, haben wir die wichtigsten Unterschiede der Handwerkersoftware für Sie übersichtlich aufbereitet. So erkennen Sie schneller, welche Lösung zu Ihrem Betrieb passt. Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl möchten, beraten wir Sie auch gerne persönlich.
Aufmaßerfassung
Das Aufmaß bildet die Grundlage für Angebote und Rechnungen im Handwerk. Hier erfassen Sie Längen, Flächen oder Mengen direkt auf der Baustelle oder im Büro. Je nach Software erfolgt das mobil per App oder klassisch im System. Die erfassten Werte werden anschließend in Kalkulationen, Angebote oder Rechnungen übernommen, sodass Sie keine Daten doppelt eingeben müssen.
Je nach Handwerkersoftware unterscheidet sich, wie das Aufmaß umgesetzt ist. Manche Programme bieten einfache Eingaben, andere unterstützen strukturierte Aufmaße, Skizzen oder die direkte Verknüpfung mit Projekten und Bautagebüchern. Entscheidend ist, wie gut sich das Aufmaß in Ihre Abläufe im Betrieb einfügt und ob Sie damit ohne Umwege arbeiten können.
| Software | Verfügbarkeit | Besonderheiten |
|---|---|---|
enthalten | Aufmaße werden direkt in Angebote und Rechnungen übernommen und sind eng mit Projekten, Aufgaben und Dokumenten verknüpft. Zudem können gezielte Leitfragen (Parameter) zu Maßen und Materialien hinterlegt werden, aus deren Antworten die Software vollautomatisch die fertigen Positionen, Mengen und Preise für Ihr Angebot berechnet. | |
Zusatzmodul ab 15 € pro Monat | Aufmaß-Center für eine professionelle und tiefgreifende Mengenermittlung. Unterscheidet zwischen freiem Aufmaß, Raum- und Spaltenaufmaß und ermöglicht die direkte Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Auch mobil nutzbar, wobei hier das freie Aufmaß aktuell nicht möglich ist. | |
enthalten | Aufmaß direkt in der mobilen App möglich (auch offline). Direkte Verknüpfung mit dem Bautagebuch, sodass Ist-Mengen täglich per Aufmaß erfasst und dokumentiert werden können. | |
enthalten | Aufmaß via mobiler App auf der Baustelle. Ermöglicht die Aufnahme von Längen, Flächen und Volumen. Die erfassten Mengen landen automatisch im Projekt und können in Angebote oder Rechnungen übernommen werden. | |
enthalten | Aufmaß direkt vor Ort über die mobile App. Erfasste Daten werden in Echtzeit synchronisiert und stehen sofort für Kalkulationen und Dokumente bereit. | |
enthalten | Aufmaß via mobiler App zur Erfassung von Längen, Flächen oder Räumen. Inklusive Skizzen und Notizen mit sofortiger Verfügbarkeit im Büro für Angebote und Rechnungen. |
Aufmaß braucht im Handwerk fast jeder. Wenn das direkt mit Angebot und Rechnung verbunden ist, spart man sich einfach viel doppelte Arbeit.
Automatisierte Abläufe
Mit einer Automatisierungsfunktion können Sie wiederkehrende Abläufe im Betrieb automatisch anstoßen. Statt Aufgaben immer wieder von Hand auszulösen, legen Sie einmal fest, was bei einem bestimmten Ereignis passieren soll. Zum Beispiel dann, wenn ein Angebot abgelehnt wird, ein Dokument erstellt wurde oder ein Projekt einen neuen Status erreicht. So entstehen eigene Workflows, die zu Ihren Abläufen im Betrieb passen.
Nicht jede Software bietet Ihnen dieselbe Art der Automatisierung. Und selbst wenn der Bereich vorhanden ist, unterscheidet sich oft deutlich, wie flexibel sich eigene Workflows wirklich anlegen lassen. Entscheidend ist also nicht nur, ob Automatisierung enthalten ist, sondern wie frei Sie Auslöser und Folgeaktionen im Alltag miteinander verknüpfen können. Genau hier lohnt sich der genaue Vergleich, weil jeder Betrieb andere Abläufe hat und deshalb auch andere Anforderungen an Automatisierung mitbringt.
| Software | Verfügbarkeit | Besonderheiten |
|---|---|---|
enthalten zwischen 1 und 5 Abläufen ab 50 € pro Monat unbegrenzt | Eigene automatische Abläufe ohne Programmierkenntnisse erstellen. Man definiert einen Trigger (Auslöser) und legt fest, welche Aktionen (z. B. E-Mail-Versand bei Ablehnung eines Angebots) automatisch folgen sollen. | |
nein | keine Automatisierung enthalten | |
nein | keine Automatisierung enthalten | |
im Paket 'HERO Copilot' | Wiederkehrende Aufgaben können nach eigenen Regeln automatisiert werden (z. B. automatische E-Mail-Erinnerung bei Angebotsversand oder Aufgaben-Anstoß nach Dokumentenerstellung). | |
nein | keine Automatisierung enthalten | |
nein | keine Automatisierung enthalten |
Oft sind die Abläufe bei Automatisierung fest vorgegeben. Wirklich hilfreich wird es erst, wenn Sie selbst steuern können, was wann passiert.
Einführung und Schulungen
Nicht jede Handwerkersoftware erfordert eine aufwendige Einführung. Viele Programme sind so aufgebaut, dass Sie direkt starten können und sich die wichtigsten Funktionen schnell im Alltag erschließen. Gerade bei einfacheren Lösungen ist der Schulungsaufwand entsprechend gering.
Anders sieht es bei umfangreicheren Systemen aus. Hier ist eine strukturierte Einführung oft sinnvoll oder sogar notwendig, damit die Software optimal zu Ihrem Betrieb passt. Gerade bei Software-Lösungen wie Robaws müssen Prozesse, Daten und Abläufe zunächst auf den Betrieb abgestimmt und eingerichtet werden. Ohne diese Einrichtung bleibt ein großer Teil der Möglichkeiten ungenutzt.
| Software | Verfügbarkeit | Besonderheiten |
|---|---|---|
enthalten | Persönliche Vorstellungen, Schulungen und betriebsspezifische Einrichtung erfolgen durch den Vertriebspartner 2Bsafe. | |
enthalten kostenpflichtig | Support und Schulungen werden durch den Hersteller und den Fachhändler 2Bsafe angeboten, insbesondere für komplexe Abläufe relevant. | |
enthalten 299 € bis 1.999 € | Bietet Videoanleitungen, Tutorials und Webinare. Optionale kostenpflichtige Einrichtungspakete in verschiedenen Größen mit Stammdatenübernahme sowie Schulungen für Büro- und Baustellenteams. | |
enthalten kostenpflichtig | Der optionale Onboarding-Service bietet begleitete Ersteinrichtung, Online-Schulungen und Datenimport. Das Paket "HERO Copilot" setzt zudem eine kostenpflichtige Einrichtung durch den Hersteller voraus. | |
enthalten im Premium-Paket | Die Software ist auf intuitive Bedienung ohne hohen Schulungsaufwand ausgelegt. Das Premium-Paket enthält einen individuellen Einrichtungstermin und einen persönlichen Ansprechpartner. | |
enthalten im Max-Paket | Ausgelegt auf intuitive Nutzung für einen Einstieg ohne komplizierte Schulungen. Das Max-Paket beinhaltet eine persönliche Schulung. |
Je umfangreicher die Software, desto wichtiger ist eine saubere Einführung. Sonst nutzt man am Ende nur einen Teil von dem, was eigentlich möglich wäre.
Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz (KI) unterstützen Sie dabei, wiederkehrende Aufgaben im Büroalltag schneller zu erledigen. Dazu gehört zum Beispiel das automatische Auslesen von Eingangsrechnungen, das Vorbefüllen von Arbeitsberichten oder die Zuordnung von Daten zu Projekten. So sparen Sie Zeit bei Routineaufgaben und reduzieren manuelle Eingaben.
Der Einsatz von KI fällt je nach Software noch sehr unterschiedlich aus. Viele Programme bieten aktuell noch gar keine KI-Funktionen, gleichzeitig wird das Thema immer stärker ausgebaut. Erste Lösungen zeigen bereits, wie KI Routineaufgaben übernehmen und Abläufe vereinfachen kann.
| Software | Verfügbarkeit | Besonderheiten |
|---|---|---|
nein | Bietet automatisierte Workflows ohne Programmierung an, jedoch keine KI-Funktionen. | |
nein | keine KI-Funktionen enthalten | |
im Pro-Paket | Verfügt über eine KI-Unterstützung für Arbeitsberichte in der mobilen App. Arbeitsberichte können per Spracheingabe (Mikrofon) erstellt werden, wobei die KI Felder wie Mängel und Tätigkeiten automatisch befüllt. Auch beim Erfassen von Eingangsrechnungen greift die Software auf KI-Funktionen zurück. | |
nein | Bietet einen regelbasierten, digitalen Assistenten für wiederkehrende Aufgaben, jedoch keine KI-Funktion. | |
enthalten zusätzliche Software Porta | Eingangsrechnungen (als PDF, Foto oder E-Rechnung) werden per KI automatisch ausgelesen. Die Daten werden dem passenden Projekt zugeordnet. Die per KI ausgelesenen Werte fließen danach sofort automatisch in die Nachkalkulation des jeweiligen Projekts ein. Porta: digitaler Empfang für Handwerksbüros, aktuell als KI-Telefonassistent. Das System erkennt bestehende Kunden automatisch und ordnet die Anrufe zu. Neue Kontakte werden direkt mit allen relevanten Informationen aus dem Gespräch angelegt. | |
nein | keine KI-Funktionen enthalten |
KI in Handwerkersoftware ist gerade erst am Anfang, aber man merkt jetzt schon, wie viel Zeit man sich damit im Alltag sparen kann.
Lagerverwaltung
Mit einer Lagerverwaltung behalten Sie Materialien und Betriebsmittel in Ihrem Betrieb besser im Blick. Sie können Bestände digital verwalten, Zu- und Abgänge dokumentieren und oft auch direkt per Smartphone oder Barcode-Scan erfassen. So sehen Sie schneller, was noch vorhanden ist, was auf einer Baustelle gebraucht wird und wo rechtzeitig nachbestellt werden muss.
Nicht jede Software bietet Ihnen eine gleich umfangreiche Lagerverwaltung. Manche Programme decken nur einfache Bestandslisten ab, andere gehen deutlich weiter und unterstützen zusätzlich Lagerplätze, automatische Bestandskontrollen, Materialreservierungen für Projekte oder die Verknüpfung mit Bestellungen und Aufträgen. Deshalb lohnt es sich, genau hinzuschauen, wie gut die Lagerfunktion zu Ihren Abläufen im Betrieb passt.
| Software | Verfügbarkeit | Besonderheiten |
|---|---|---|
im Pro-Paket | Lagerverwaltung mit Barcode-Scanning per Smartphone oder Handscanner. Bestände lassen sich mobil buchen und per Inventur prüfen. Zusätzlich sind Lagerumbuchungen zwischen eigenen Lagern sowie Materialreservierungen direkt aus Projekten möglich. | |
Zusatzmodul ab 15 € pro Monat | Verwaltung von Beständen und Materialverbrauch mit automatischer Bestandskontrolle. Unterstützt dabei, fehlendes Material frühzeitig zu erkennen und Überbestände zu vermeiden. | |
im Pro-Paket | Integrierte Lagerverwaltung mit Lagerplätzen, Materialbuchungen und Barcode-Scanning per App. Material kann direkt Aufträgen zugeordnet werden. Buchungen können jedoch nachträglich nicht mehr geändert werden. | |
Zusatzmodul ab 29 € pro Monat | Integriertes Lager mit App zum Scannen von Lagerbewegungen. Der Schwerpunkt liegt auf einer digitalen Lagerverwaltung. | |
nicht verfügbar | keine Lagerfunktion enthalten | |
nicht verfügbar | keine Lagerfunktion enthalten |
Jeder Betrieb führt sein Lager ein bisschen anders. Deshalb lohnt es sich, genau zu prüfen, welche Software zu Ihren Abläufen passt.
Mitarbeiter- und Projektchat
Ein Mitarbeiter- oder Projektchat ermöglicht die direkte Kommunikation im Team, ohne auf externe Dienste zurückgreifen zu müssen. Absprachen, Rückfragen und wichtige Informationen bleiben so zentral an einem Ort und gehen nicht mehr in Telefonaten oder einzelnen Nachrichten verloren.
Manche Programme bieten nur einen einfachen Chat, andere integrieren die Kommunikation direkt in Projekte oder verbinden sie mit Funktionen wie Dokumentation oder Protokollen. Dadurch wird die Abstimmung im Alltag erleichtert und gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Abläufen verbessert.
| Software | Verfügbarkeit | Besonderheiten |
|---|---|---|
enthalten | Bietet eine Echtzeit-Chat-Funktion innerhalb der Module (z. B. Projekte, Angebote). Ermöglicht die gezielte Erwähnung von Kollegen sowie das direkte Teilen von Dokumenten im Chat-Verlauf. | |
nein | keine Chat-Funktion enthalten | |
enthalten | Verfügt über projektbezogene Gruppenchats für alle zugewiesenen Mitarbeiter via Desktop und App. Ermöglicht den Austausch von Nachrichten, Fotos und Dokumenten direkt am Auftrag. | |
enthalten | Nutzt ein integriertes Logbuch als zentrales Kommunikationstool, das jede Änderung mit Zeitstempel festhält. Dient auch als interner Chat für Absprachen sowie für die lückenlose Projektdokumentation. | |
enthalten | Bietet einen projektbasierten Chat für die Echtzeit-Kommunikation zwischen Baustelle und Büro. Alle Nachrichten, Fotos und Daten werden direkt im jeweiligen Projekt gespeichert, was die Nachvollziehbarkeit für spätere Abrechnungen sichert. | |
nein | keine Chat-Funktion enthalten |
Ich finde es gut, wenn die Kommunikation direkt im Projekt läuft und man nicht noch zusätzliche Messenger braucht.
Plantafel
Mit einer Plantafel planen Sie Ihre Mitarbeiter, Aufträge und Termine übersichtlich an einem Ort. Anders als ein klassischer Kalender dient die Plantafel dabei der konkreten Einsatzplanung von Mitarbeitern und Ressourcen. Sie sehen auf einen Blick, wer wann auf welcher Baustelle eingeplant ist, und können Einsätze schnell anpassen oder neu zuweisen. Änderungen werden direkt an das Team weitergegeben, sodass alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind.
Die Ausgestaltung der Plantafel unterscheidet sich je nach Handwerkersoftware deutlich. Manche Programme bieten nur eine einfache Terminübersicht, andere ermöglichen eine detaillierte Einsatzplanung mit Teams, Fahrzeugen oder Maschinen sowie Funktionen wie Konflikterkennung oder Abwesenheiten.
| Software | Verfügbarkeit | Besonderheiten |
|---|---|---|
enthalten ab Paket Go | Digitale Tagesplanung inklusive „Wartezimmer“ für Termine ohne feste Zeitvorgabe. Ermöglicht die Zuweisung von Mitarbeitern, Teams, Fahrzeugen und Maschinen per Ziehen mit der Maus. System bietet eine sofortige Anzeige von Konflikten (z. B. Krankmeldungen). | |
enthalten | Verfügt über einen Mitarbeiterplaner, mit dem Auftragsplanung gesteuert und Termine direkt zugewiesen werden. | |
enthalten | Bietet eine Einsatzplanung in Wochenübersicht inklusive Bereiche mit nicht zugewiesenen Aufgaben. | |
enthalten | Digitale Plantafel für Teams, Maschinen und Fahrzeuge. Projekttermine werden automatisch in die Tafel übernommen und sofort mit der mobilen App (Kalenderansicht für Mitarbeiter) synchronisiert. | |
nur im Premium Paket oder als Zusatzoption ab 39,90 €/Monat | Ermöglicht die Planung von Mitarbeitern und Kolonnen (Teams) unter Berücksichtigung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Schlechtwetter. Änderungen sind für das Team sofort in der mobilen App und projektbasiertem Chat einsehbar. | |
enthalten | Digitale Plantafel inklusive Kartenansicht zur Optimierung von Fahrwegen. Das System erkennt automatisch Terminkonflikte oder Doppelbuchungen. Zuweisungen sind sofort in der mobilen App sichtbar, die zudem einen Offline-Modus für Baustellen-Infos bietet. |
Mit einer Plantafel behalten Sie den Überblick über Baustellen, Termine und Mitarbeiter. Das spart täglich Rückfragen und zusätzliche Abstimmung.
Support und Wissensdatenbank
Guter Support ist im Alltag entscheidend, wenn es schnell gehen muss. Je nach Software stehen Ihnen unterschiedliche Wege zur Verfügung: vom klassischen Support per Telefon und E-Mail bis hin zu Live-Chats direkt in der Anwendung. Ergänzend bieten viele Handwerkersoftware eine Wissensdatenbank mit Anleitungen, Videos oder Schritt-für-Schritt-Erklärungen, sodass Sie sich bei Fragen auch selbst weiterhelfen können.
Unterschiede zeigen sich vor allem darin, wie schnell und persönlich Sie Unterstützung erhalten. Während manche Anbieter stark auf automatisierte Hilfe setzen, bieten andere direkten Kontakt zu echten Ansprechpartnern.
| Software | Verfügbarkeit | Besonderheiten |
|---|---|---|
enthalten | Support: Support-Chat mit echten Mitarbeitern, E-Mail, Telefon Partner-Support: in Deutschland über zertifizierte Partner (wie die 2Bsafe GmbH) Wissensdatenbank: sehr umfangreich mit Anleitungen und YouTube-Videos | |
enthalten | Support: per Telefon, E-Mail Partner-Support: über zertifizierte Expert Plus-Partner (wie die 2Bsafe GmbH), feste Ansprechpartner und direkte Hilfe Wissensdatenbank: FAQ mit häufigen Fragen | |
enthalten | Support: per Telefon, E-Mail Wissensdatenbank: Hilfe-Datenbank mit Tutorials für die ersten Schritte, detaillierte Videoanleitungen, Webinare | |
enthalten | Support: per Telefon, E-Mail, integrierten Chat-Support (Hilfe-Bot der auf passende Blogbeiträge verweist)
Hero Prime: direkter, priorisierter Telefonsupport Wissensdatenbank: Hilfe-Portal, detaillierten Beiträgen, Bildern und Videos, Online-Akademie, Kurse, Webinare Community: "HERO Community"-Plattform für Handwerker zum austauschen, Fragen stellen, eigene Ideen einbringen | |
enthalten | Support: per Telefon, E-Mail, persönlichen Ansprechpartner (ab Premium Paket) Wissensdatenbank: Hilfe-Center mit Anleitungen und Tutorials | |
enthalten | Support: kostenloser Kundenservice (Live-Chat) direkt in der Software, Telefon, E-Mail (Hilfe-Bot) Wissensdatenbank: Hilfe-Center, FAQs, Tutorials |
Ein Bot kann für schnelle Fragen echt praktisch sein. Aber wenn’s komplizierter wird, ist es gut, wenn man jemanden erreicht, der den Betrieb und die Abläufe wirklich versteht.
Zeiterfassung
Die Zeiterfassung gehört für viele Handwerksbetriebe zu den wichtigsten Anwendungsbereichen einer Handwerkersoftware. Arbeitszeiten können je nach Software direkt auf der Baustelle per mobiler App, per Stoppuhr, manuell oder auch im Büro erfasst werden. Die Zeiten landen anschließend im System und können dort Projekten, Aufträgen oder Mitarbeitern zugeordnet werden.
Im Vergleich zeigt sich jedoch schnell: Nicht jede Software setzt die Zeiterfassung gleich um. Manche Programme bieten nur eine einfache Stempel-Funktion, andere erlauben zusätzliche Kategorien wie Anfahrt oder Vorbereitung, Team-Zeiterfassung oder automatische Zeitkonten.
| Software | Verfügbarkeit | Besonderheiten |
|---|---|---|
enthalten ab Go-Paket | Projektspezifische Zeiterfassung per Stoppuhr oder manuell über die mobile App Wappy. Zeiten können auch nachträglich erfasst und direkt Aufträgen zugeordnet werden. Die Team-Funktion der App erlaubt das Stempeln für ganze Teams. | |
eigene Software smartzeit pro ab 15 € pro Monat | Zeiterfassung erfolgt über die separate Software smartzeit pro. Zeiten werden mobil erfasst und automatisch mit der Handwerkersoftware synchronisiert, sodass sie direkt in Projekte und Rechnungen einfließen. | |
enthalten | Zeiterfassung per App (manuell oder Stoppuhr), auch offline möglich. Bietet Untertypen wie „Anfahrt“, „Vorbereitung“ oder „Durchführung“. Arbeitszeiten können festgeschrieben und detailliert ausgewertet werden. | |
enthalten | Stempeln von Start, Pause und Feierabend direkt in der App, auch offline möglich. Zeiten werden projektbezogen erfasst und müssen im Büro erst genehmigt werden. Pausen können automatisch abgezogen werden. | |
enthalten | Mobile Zeiterfassung für Arbeitszeit, Pausen, Urlaub oder Schlechtwetter. Die Rolle „Teamleitung“ kann Zeiten auch für andere Mitarbeiter erfassen. Daten fließen direkt in Projektübersicht und Nachkalkulation. | |
enthalten | Zeiten werden per mobiler App gestempelt auch offline. Automatischer Abgleich mit hinterlegten Soll-Stunden über Zeitkonten. Erfasste Zeiten sind sofort im Büro sichtbar und dem Auftrag zugeordnet. |
Zeiterfassung ist für die meisten Handwerksbetriebe ein Muss. Wirklich hilfreich wird die Anwendung erst dann, wenn die Zeiten sauber in Projekte, Aufträge und Abrechnungen einfließen.
Getestete Handwerkersoftware im Überblick
Im hammerharten Handwerkersoftware Test haben wir verschiedene Lösungen intensiv geprüft und im echten Arbeitsalltag getestet. So sehen Sie nicht nur, was die Software verspricht, sondern wie sie sich im Betrieb wirklich schlägt. Sie erkennen schnell, wo Unterschiede liegen, welche Funktionen im Alltag tragen und wo es Einschränkungen gibt.
Unser Anspruch dabei ist ein ehrlicher Vergleich, der Ihnen hilft, die passende Handwerkersoftware für Ihren Betrieb zu finden.
Die passende Software für Ihren Betrieb finden
Am Ende zählt nicht die Funktionsliste, sondern ob die Software zu Ihren Abläufen passt. Genau hier unterstützen wir Sie: Wir schauen gemeinsam auf Ihren Betrieb, Ihre Prozesse und Ihre Anforderungen und helfen Ihnen dabei, eine fundierte Entscheidung zu treffen. So finden Sie nicht irgendeine Lösung, sondern die Handwerkersoftware, die Sie im Alltag wirklich entlastet und langfristig zu Ihrem Betrieb passt.